Hvordan få kontroll over informasjonsflommen? Med Content Management lagres informasjon strukturert slik at kunnskapsdeling i bedriften øker. Dokumenter, bilder, tegninger, e-poster, rapporter og annen informasjon lagres i en felles innholdsløsning for gjenbruk, gjenfinning og versjons håndtering,
Informasjonsflommen kan i dag oppleves som en utfordring. Mengden dokumentasjon som lages, videresendes og mottas, øker hvert år. Gjenfinning og gjenbruk av informasjon er nyttig for kunnskapsdeling og nødvendig for lovpålagte krav.
Innføring av Content Management eller en dokumenthåndteringsløsning gir et sikkert og velorganisert felles lagringssted. Med tilgangsstyring sikres konfidensiell informasjon på dokumentnivå eller områdenivå. Ved at informasjon fra mange kilder og brukere er samlet ett sted, vil søk gi treff som sikrer gjenfinning av innhold fra mange bidragsytere, som igjen effektiviserer deling av kunnskap.
For brukeren vil det være like lett å lagre informasjon i dokumenthåndteringsløsningen som i sin egen e-post kasse. Alt fra bilder og e-post til styringsdokumenter, kontrakter og annen dokumentasjon lagres i en forhåndsdefinert struktur.
Informasjon om informasjonen legges inn som metadata for hvert dokument. Metadata benyttes i biblioteker og fysiske arkiver, og med dagens teknologi er det enkelt og effektivt å benytte metadata til å organisere dokumentasjon på en ny og bedre måte.
Lovpålagte krav samt forventinger til ’orden i papirene’ fra kunder og samarbeidspartnere setter mange organisasjoner på prøve. Hvordan dette effektivt kan håndteres, vil vi gjerne dele med våre kunder. En god løsning i dag bør være integrert med sentrale IT-applikasjoner, og være tilrettelagt slik at flest mulig i en organisasjon lagrer inn i fellesskapet. Det er viktig at løsningen håndterer de fleste filtyper, og det skal være enkelt å gjenfinne dokumentasjon i samsvar med sikkerhetsmessige rettigheter.
Vi har arbeidet med håndtering av dokumentasjon for industribedrifter i mange år, og det er vår dokumentfaglige kunnskap sammen med ledende teknologi vi tilbyr for å møte våre kunders behov.