Klæbu kommune har sammen med EDB gjennomført et prosjekt for å gjøre kommunestyret papirløst. Løsningen ble ”papirløse møter”. Alle politikerne er utstyrt med bærbare PC-er og får idag alle dokumenter til styrer, råd og utvalg tilsendt elektronisk.
Utfordring
De manuelle prosessene forbundet med møter i styrer råd og utvalg er tidkrevende. Utgiftene til papir og porto er store. Eksempler viser at i større og arbeidstid i forbindelse med utsending av saksdokumenter og vedlegg til kommunestyre, formannskap og faste utvalg.
Løsning
Papirløse møter gir politikerne rask tilgang tilgang til dokumentasjon.
Den enkelte kunde har valgfriheten mellom å bruke fri programvare eller lisensiert programvare. Begge løsningene gir politikerne god oversikt over møtedokumenter, og muligheter til å lage egne kommentarer i de elektroniske dokumentene.
Resultat
Prosjektet har gitt rask avkastning på investeringen, med lønnsomhet etter 6 måneder.
Kommunen sparer ca 400 000 kr. iog arbeidstid i forbindelse med utsending av saksdokumenter og vedlegg til kommunestyre, formannskap og faste utvalg. året i kopiering, porto
Ønsket om å spare miljø og kostnader, var årsaken til at Klæbu kommune startet et prosjekt for å gjøre politikerne ”digitale”. Løsningen Papirløse Møter gir politikerne rask tilgang til alle møtedokumenter elektronisk. Ved å samle møtedokumentene til en selvutpakkende fil som lagres lokalt på politikernes PC, har alle politikerne samme mappestruktur for møtene. Politikerne kan lage markeringer og notater i PDF dokumentene – på samme måte som de tidligere gjorde på papir.
Vi er svært fornøyde med løsningen. Laptop-en har jeg med meg stort sett over alt, og dermed også sakspapirene fra alle tidligere møter – med notater.
Ordfører i Klæbu, Jarle Martin Gundersen
I Klæbu kommune ble innføringen gjort med minimal opplæring av politikerne. IKT-avdelingen fikk ikke en eneste supporthenvendelse i forkant av det første pairløse kommunestyremøtet.